使用Exchange Server 2007满足保留邮件的需要

在过去的几年里，许多法律已经规定要为邮件保留设置特殊的必要条件。虽然各种各样的第三方的产品，如AdvisorMail、Optiva Systems的ArcMail E-Mail Defender，以及Quest Software的Quest Archive Manager能够帮助组织在遵循这些规则的前提下执行Microsoft Exchange Server 2003，而Exchange Server 2003的设计并没有着眼于长期的邮件保留。这并不令人吃惊，Exchange Server 2007解决了这些缺点。虽然Exchange Server 2007可能并不完全适应一些联邦条例，例如《萨班斯法案》（Sarbanes-Oxley<SOX>Act），但是它所提供的结构却可以轻易地实现要求。
本文是2006年11月编写的，因此，在这里我所讨论的信息是基于Exchange Server 2007 Beta版的，在最终产品发布时会可能发生一些改变。然而，微软在Beta版本所耗费的时间足够久了，我并没有指望Exchange Server 2007最终会有任何重大的变革。

邮件记录管理
当你听到人们讨论使一个邮件服务器适应的最近的规则时，一个主要的主题通常是邮件存档。各种各样的法律要求邮件保留到规定长度的时间。但是你不能依靠用户保留每个邮件的副本。即使用户不断地保存他们所有的邮件，因为邮件散布在用户的邮箱之中，所以根据需要定位特殊的邮件几乎是不可能的。
一个Exchange Server 2007能够使邮件存档变得更加容易的特点是邮件记录管理，它可以让你为特殊的文件夹分配保留规则。当它和传输规则一起使用时，邮件记录管理能够依照你们公司的需要分类和保存邮件。
为了说明邮件记录管理是如何工作的，假设你想要通过执行一个邮件保留策略命令来删除超过3个月的邮件，从而保持用户邮箱干净。此外，还假设你要求保存任何与Contoso账户有关的邮件长达5年。
像在一个这样的情况里，你可以创建一个带有5年保留期的托管自定义文件夹（managed custom folder）。你能因此创建一个邮箱只用于一个与Contoso账户有关的邮件储存库。因为这个邮箱有一个特殊用途，所以你不会把常规的保留策略应用到它上面。相反，你会创建一个传输规则可以捕获任何涉及Contoso账户的邮件，并且发送邮件的一份副本给指定邮箱。然后你会使用一个Microsoft Office Outlook规则来把进入邮箱的邮件移动到有5年保留期的托管自定义文件夹中。
如果你运行的是Exchange Server 2003，这个方法你可能就无法使用了。但是该技术听起来要比它实际实施更加困难。有关该过程的概述，请参见附文“在Exchange Server 2007里逐步进行邮件保留”。现在，让我们更仔细地看看如何来执行它。

创建一个托管自定义文件夹
在这个技术里的第一步是创建一个托管自定义文件夹，并且给它分配一个5年的保留期。要想这么做，打开Exchange管理控制台（以前被称为Exchange System Manager），并且在控制台树中展开“组织配置”，然后单击“邮箱”。该控制台的中间框显示一系列与“邮箱”有关的栏，选择“托管自定义文件夹”栏，然后在它下面的空白区域右键单击。从弹出的菜单选择“新建托管自定义文件夹”命令来启动“新建托管自定义文件夹”向导（托管文件夹可在全组织范围内生效，因此你可以把它们应用到组织内的任何邮箱上)。
如图1所示，你开始需要为新建文件夹输入一个名称。对于这个场景，输入Contoso Account作为该文件夹名称。当你输入完名称后，在它下面的文字框会自动地填写名称，这样当用户在Outlook查看文件夹时会看到这个名称。你可以在大的文字框里输入额外的文本，这样当用户通过Outlook查看它时，它会显示出来。对于这个例子，输入下文：All messages related to the Contoso account must be retained for five years.最后，在Outlook复选框里选择“不允许用户在 Outlook 中最小化此注释”（注意只有Microsoft Office Outlook 2007和Microsoft Outlook Web Access 2007才会显示这个复选框)。

图１：创建一个托管自定义文件夹

单击“新建”按钮来完成创建托管文件夹。Exchange会显示一个与Exchange Management Shell命令一起的动作摘要信息，而这个命令你可以在将来编写脚本动作。单击“完成”来关闭该向导。
现在你已经创建完了新的托管文件夹，该为它配置一个保留策略了。Contoso Account文件夹现在出现在“邮箱”里，如图2所示。为了配置文件夹的策略，选择该文件夹，然后在屏幕右侧的Contoso Account框里单击“新建托管内容设置”链接。

图２：在“邮箱”里的Contoso Account文件夹

此时，“新建托管内容设置”向导打开了，如图3所示。从为新的设置输入一个描述性的名称开始。设置“邮件类型”选项为“所有邮箱内容”，然后选择“保留期的长度（天）”复选框。

图３：配置一个托管文件夹保留策略

因为我们需要保持邮件5年，输入1827（365天×5年+2天）。设置该保留期为“将邮件移动到该文件夹时”为开始，然后设置该邮件在保留期结束时被“永久删除”，结果如图3所示。从数据库永久的删除该项目，因此用户不能使用“恢复已删除的邮件”功能从垃圾箱中检索项目。
单击“下一步”，你会看见一个屏幕解释说“日记”（journaling）可用于自动将一个项目的副本传送到另一个位置。你可能想要研究在其它的场景里使用该日记选项，但是对于这个例子单击“下一步”来跳过它，然后你就会看到一个屏幕显示一个你已执行的设置的摘要信息。单击“新建”来创建该设置。当该过程完成时，单击“完成”。

设置一个邮箱保留策略
到现在为止，我们已经为Contoso账户创建了一个文件夹，然后为它设置一个保留策略。然而你应该还记得，我们其它的目标是通过防止邮件存储超过3个月来保持用户邮箱的干净。想要这么做，我们会创建一个类似于为Contoso Account文件夹创建的邮箱保留策略。
通过Exchange管理控制台树导航到“组织配置”*“邮箱”。当你选择“邮箱”时，细节框显示一列栏。选择“托管默认文件夹”栏来显示一个所有默认邮箱文件夹的列表。
右键单击该收件箱文件夹，并且从快捷菜单选择“新建托管内容设置”来启动“新建托管内容设置”向导。如前所述，你为新的设置输入一个名称。让我们称这个策略为“ThreeMonth Retention”。
对于本文，把邮件类型设置为“所有邮箱内容”。对于其它的策略场景，你可以通过分类例如文档、日历、会议请求、语音邮件，以及其它条件来分离邮件。现在选择“保留期的长度（天）”复选框，并且把保留期设置为90天。配置该保留期为“将邮件移动到该文件夹”时开始。设置保留周期结束动作为“移动到已删除邮件文件夹”。
单击下一步，你会看到日记屏幕。对于这个例子，我们对每个邮件的日记副本并不感兴趣，因此单击下一步。你会看见一个新建托管内容设置的摘要信息。假定全部信息都是正确的，单击“新建”来创建新策略。当该过程完成时，单击“完成”（注意：你还可以把这个策略应用到“已发送邮件”文件夹上)。

创建一个托管文件夹邮箱策略
虽然我们已经为收件箱设置了一个保留期，但是我们仍然不得不创建一个策略来引用这个保留期。该策略可以让你在单个步骤里把多个托管文件夹集中在一起。
为了创建这个策略，通过控制台树导航到“组织配置”。选择“邮箱”，然后在细节框里单击“托管文件夹邮箱策略”栏。接下来，在细节框里右键单击一个空白区域，然后从快捷菜单里选择“新建托管文件夹邮箱策略”命令。当你这么做时，Exchange会启动“新建托管文件夹邮箱策略”向导。
再一次，开始为该策略输入一个名称。对于这个场景，叫做“policy Managed Folders”。现在，单击“添加”来显示一个可用文件夹的列表。从列表中选择收件箱，单击“确定”，再单击“新建”，最后单击“完成”。
此时，重复该过程来创建第二个托管文件夹邮箱策略。让我们称这个为“Contoso”。除了不是将策略与收件箱关联之外，你所做的所有事情和以前一样，你会把该策略与之前创建的Contoso账户文件夹相关联。

把策略与邮箱关联起来
你已经创建了一个策略，你可以在邮箱项目上关联用户的邮箱来有效地设置一个邮箱的3个月的最长保留期。为了把该策略添加到一个邮箱上，通过控制台树导航到“收件人配置”，然后单击“邮箱”。细节框显示了可用邮箱的一个列表。右键单击你想要应用策略的邮箱，并且从快捷菜单中选择“属性”命令。Exchange显示该邮箱的属性页。
选择该属性页的“邮箱设置”栏，然后选择“邮件记录管理”选项，单击“属性”按钮。你现在应该可以看到如图4所示的“邮件记录管理”对话框。

图４：将保留策略关联到用户邮箱上

选择“托管文件夹邮箱策略”复选框，然后单击“浏览”。你应该看到在最后一步里创建的策略（我们称它为托管文件夹）。选择这个策略，然后单击“确定”三次来关闭所有打开的对话框。该策略现在与该用户账户有关，并且此时已被激活。

创建一个传输规则
在该过程里的下一步是创建一个邮箱能够充当一个与Contoso账户有关的邮件储存库。用典型的方法创建这个邮箱。经过把一个托管文件夹邮箱策略与新的邮箱关联的步骤，然后选择Contoso策略。
现在你已经创建了一个邮箱来充当一个邮件储存库，下一步是将Contoso邮件移动到该邮箱里。完成这个操作最容易的方法是创建一个传输规则。传输规则会在邮件经过Exchange组织时查看它们。
为了创建一个传输规则，通过控制台树导航到“组织配置”，单击“中心传输”。接下来，在结果框里单击“新建传输规则”链接来启动“新建传输规则”向导。
该向导的初始屏幕会询问你为规则输入一个名称以及一个可选的注释。让我们命名该规则为Contoso，然后把一个显示规则与Contoso有关的邮件副本添加到一个储存库邮箱里的注释。
单击“下一步”，你会看到一个屏幕询问你为规则选择一个情况来进行查找。这里有许多情况你可以指定，但是让我们假定如果Contoso一词出现在邮件主题词的任何地方，那么这个邮件就被认为与Contoso账户有关。因此，选择“when the Subject field or the body of the message contains specific words”复选框，如图5所示。

图５：为一个传输规则选择条件

注意，在图5里那个特殊的字是在底下的“步骤2. 编辑规则说明 (单击带下划线的值)”框中方框里的编辑部分加下划线的。单击特殊的字的链接来输入你希望规则应用于的字。在这种情况下，只需输入Contoso。
单击“下一步”，然后会提示你为该规则选择一个动作。在这种情况下，选择“Blind Carbon Copy（BCC）the Message to Address”选项。这样做会将每个包含Contoso字的邮件副本发送给储存库邮箱。正如你之前单击蓝色下划线的链接一样，你现在必须单击“地址”链接来输入与你的储存库邮箱有关的电子邮件地址。
为了完成该过程，单击“下一步”两次，后面是“新建”和“完成”。新的传输规则现在就创建完了。

创建一个Outlook规则
除了一个微小的细节之外，其它所需要我们做的几乎都一样。我们所创建的与储存库邮箱有关的收件箱并没有一个与它相关的邮件保留策略。我们必须保证有关Contoso的邮件保留期为5年。我们已经创建了一个托管自定义文件夹有一个与它相关的5年保留期，因此我们只需要把邮件从收件箱文件夹移动到托管自定义文件夹中。
不幸的是，你不能通过Exchange管理控制台这样做，但是可以通过创建一个Outlook规则来完成这个工作。我所描述的设计过程是用于Microsoft Office Outlook 2007的。
在Outlook里打开储存库邮箱，然后从Outlook的工具菜单中选择“规则和通知”。当“规则和通知”对话框出现时，单击“新建规则”按钮。Outlook会显示各种各样的规则模板。在“由空白规则开始”部分单击“邮件到达时检查”选项，然后单击“下一步”。
你会看到一个屏幕显示各种各样的规则情况。选择“我的姓名不在收件人框中”复选框。记住我们的传输规则通过使用一个BCC发送邮件给这个邮箱，因此邮箱所有者的名字将不出现在子区里。
单击“下一步”，然后选择“将它移动到指定文件夹中”复选框。单击“指定”，然后你就会看到一个文件夹的列表。选择保留策略应用的文件夹，单击“确定”，最后单击“完成”。

实现你所要求的目标
正如你所看到的，配置Exchange Server 2007来保留特殊的邮件类型会有大量的工作。然而，这样做是值得的，这是因为要求被保留的邮件会被集合到一个主要的文件夹里，你可以容易地搜索特殊的信息。关联有传输规则的邮件记录管理可以帮助你满足组织的邮件保留需要。

附文：
在Exchange Server 2007里逐步进行邮件保留

Exchange Server 2007拥有的工具可以帮助你实现邮件保留的要求，而同时又可以遵从当前的法律，并且可以满足贵公司的特殊需要。下列这些步骤的大致过程是限制收件箱项目有3个月的保留期，而保留所有的与一个特殊账户有关的邮件时限为5年。

第一步：创建一个带有5年保留期的文件夹
使用Exchange管理控制台来启动“新建托管自定义文件夹”向导。为你的特殊账户创建托管自定义文件夹，然后使用“新建托管内容设置”向导来为该文件夹配置一个5年的保留策略。

第二步：设置一个邮箱保留策略
使用“新建托管内容设置”向导来为用户邮箱设置一个3个月的保留策略。

第三步：创建一个托管文件夹邮箱策略
使用“新建托管文件夹邮箱策略”向导来为收件箱引用保留期。重复这个步骤来创建第二个托管文件夹邮箱策略，并且把它与托管自定义文件夹联系起来。

第四步：把策略与邮箱关联起来
通过邮箱属性页的“邮箱设置”栏把该保留策略与一个特殊的邮箱关联起来。

第五步：创建一个传输规则
为和你的特殊账户有关的邮件创建一个储存库邮箱，然后使用“新建传输规则”向导来创建一个规则，可以把与特殊账户有关的邮件移动到储存库邮箱里。

第六步：把必要的项目移动到托管文件夹里
使用一个Outlook规则来从储存库邮箱的收件箱中将与特殊账户有关的项目传送到带有5年保留策略的托管文件夹里。