让PST成为历史吧

PST迁移产品
MailMover
Simpler-Webb，http://www.swinc.com/products/mailmover

PST Policy Administrator
Sherpa Software，http://www.sherpasoftware.com/pstoverview.shtml

Symantec Enterprise Vault
Symantec，http://www.symantec.com/enterprise/products/overview.jsp? pcid=1018&pvid=322_1&src=symsug_us

Transend Migrator
Transend，http://www.transend.com/products_transend_migrator.asp

个人文件夹文件（PST——带有.pst扩展名的文件）提供了一种保存邮件消息和日历事件等数据的方法，这种保存方式使这些数据可通过Microsoft Office Outlook来访问。用户一般会使用PST来弥补Exchange服务器上存储额度不足的问题。由于用户不能无限制地在Exchange服务器上存储他们的邮件，他们往往会将大多数的邮件转移到存储在本地的PST文件中。尽管PST很方便，但是它们也有一些缺点，可能会使您考虑从您的Exchange机构中逐渐淘汰它。

为什么要淘汰PST？
Outlook 2007中完全支持PST的使用，所以您可能会有疑问，为什么要多此一举地让它们从您的机构中消失呢？最简单的答案是，PST的广泛使用往往会导致数据丢失以及负荷过量。PST的存在确实有着它们的意义；我必须承认PST这些年来曾帮助我脱离过一些困境。举例来说，多年以前我曾被叫去为一家Exchange服务器崩溃的机构提供帮助。幸运的是，大多数用户将Outlook配置为把所有邮件都保存在PST中。尽管这并不是解决问题的最好方式，但我还是得以使用这些PST恢复了大部分丢失的数据。不过如果把PST作为用户邮件的备份存储库的潜在价值不提，我相信出于一些原因，PST的使用会带来不少麻烦。
微软开发出PST的初衷是希望为用户提供一份没有连接到Exchange服务器的数据。PST可以在工作站或手提电脑的硬盘上存储邮件，因此即使用户没有连接到Exchange服务器上也可以访问那些邮件。然而，将PST用于脱机存储在大多数情况下都是不必要的。您可以将Microsoft Office Outlook 2003配置为自动将邮件缓存到脱机文件夹文件（OST）中。OST比PST要更安全，因为只有创建它们的Outlook配置文件才能使用它们。
PST从本质来说就比较容易引起数据丢失。PST被设计为在工作站或手提电脑的硬盘中存储用户的数据，但是这些硬盘一般都不会备份。因此，如果硬盘损坏，这些硬盘中的所有数据都会丢失。
当然，您并非一定要在硬盘中存储PST。PST可以保存在网络共享盘上，您可以配置Outlook来访问该共享盘。但是，微软不建议这样做。根据微软知识库文章“Personal folder files are unsupported over a LAN or over a WAN link”（http://support.microsoft.com/?kbid=297019），通过网络连接来访问PST会降低性能，并且如果网络连接发生故障可能会带来文件损坏的风险。
我建议淘汰PST的另一个原因是对于邮件保存期的要求。在发生安然事件以后，美国联邦政府出台了一系列法规，要求各种类型的公司必须满足安全和文档保存方面的准则。如果您的公司被要求保留邮件消息，那么让用户在PST中存储邮件不会是个好主意。
显然，如果PST被放在用户的硬盘上，您就有丢失需要保留的数据的风险。但是不仅如此。我们假设法律要求您将邮件消息保留十年。现在想象一下从现在起的九年后您的公司被审计，并被要求提交从2006年起的所有邮件消息。如果您的用户今天正在使用PST，那么即使是奇迹出现没有发生数据丢失，您也将遇到一些难题，使您无法满足法庭传票的要求。
第一个问题是找到所有数据。用户的PST很可能分散在整个网络中，每个PST都可能包含多年的数据。另一个您可能遇到的问题是不兼容。例如，假定现在您把一堆邮件放在.pst文件中，把该文件刻到DVD上，然后将DVD锁在银行的保管箱中。那么等您需要它的时候这个文件还能使用的可能性有多大？在十年里，DVD驱动器可能会像5.25寸的软驱一样早就被淘汰了。而更重要的是，十年后Outlook可能不再支持PST，或者PST格式可能发生了巨大的改变，这意味着您将无法导入这些古老的PST归档文件。然而，通过将用户PST的内容导入到Exchange服务器的邮件存储器，然后使用您的邮件归档软件根据需要对旧数据进行归档，能够使您避免所有这些问题。

淘汰PST
淘汰PST没有什么简单的办法，因为微软不提供集中管理它们的工具。如果您不想使用第三方的PST管理产品，那么对于PST问题的最好解决办法是使用组策略来限制用户使用PST。但是，您无法简单地创建一个组策略对象（GPO）来阻止用户打开PST。首先，没有这样的GPO设置。其次，如果您突然阻止对PST的访问，用户将无法访问他们已经在使用的文件中的数据。
处理这个过程的一个方法是，告诉用户PST将会在一定的期限内（例如60天）被取消，并且他们有责任将自己的PST数据转移到Exchange邮箱中。您可能需要暂时取消邮箱限额，这样PST数据才能导入。您可以立即设置一个GPO阻止用户将更多的数据添加到PST中：这个策略能够向用户表示这件事是认真的，并且能促使他们转移数据。当到达60天的期限时，您可以增加其它的措施来禁止使用PST。
默认情况下，Windows不包含能够限制PST使用的GPO。但是，微软为Outlook 2003制作了一个管理模板可以控制PST的使用。该模板可在 “Office 2003 Service Pack 2 Administrative Template (ADM), OPAs, and Explain Text Update ”（http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=ba8bc720-edc2-479b-b115-5abb70b3f490）网页中找到。
当您下载了新文件并解压缩以后，启动组策略编辑器（GPE），并装入您希望添加PST限制的策略。浏览GPE控制台树并找到“User Configuration\Administrative Templates”。用右键点击“Administrative Templates”容器，然后从快捷菜单中选择“Add/Remove Templates”。您会看到目前的策略模板的清单。单击“Add”，然后浏览至您存放已解压缩的新模板的文件夹。选择Outlk11.adm文件，然后单击“Open”，再单击“Close”。
装入了模板以后，您就可以在GPE中浏览至“User Configuration\Administrative Templates\Microsoft Office Outlook 2003\Miscellaneous\PST Settings”，来访问与PST有关的设置。正如图1中所示，Outlook 2003管理模板包含数个与PST有关的设置。

图1：Outlook 2003管理模板中与PST有关的设置

这个模板对于传统PST（Outlook 2002和更早版本所使用的文件格式）和大型PST（Outlook 2003引入的文件格式，它的文件大小限制为20GB）区别对待。如果您使用组策略对PST施加限制，您需要对两种类型的PST都应用这些限制，除非所有用户都在使用Outlook 2002或更早版本。即使您的所有用户都在运行Outlook 2003，传统PST仍有可能被使用。
我建议您使用“禁止添加新内容的文件大小（Size to disable adding new content）”这个策略来限制大型PST和传统PST的增长。但请注意，这个限制也会影响OST文件。因此，在您完成PST的淘汰过程以前，您可能需要禁用Outlook的缓存。
在GPE中，双击适当的GPO设置（也就是根据您想要限制大型PST、传统PST，还是同时限制两者来选择），您会看到一个类似于图2的对话框。这个策略设置让您在文件达到一定大小时，限制向PST添加内容。理论上，您可以将大小限制设置为0MB至4,294,967,295MB之间的任何一个数字；但是，由于管理模板的小问题，您实际上只能设置1MB作为最小限制。这个1MB的低级错误可能不会引起什么问题，因为几乎对于所有经常使用PST的用户来说，他们的PST中的数据都会超过1MB。

图2：限制PST大小的策略设置

彻底淘汰PST
阻止用户向他们现有的文件添加内容是个让他们不再继续依赖PST的有效措施。但是最终您会希望完全淘汰PST。您会在图1中注意到，Outlook 2003管理模板没有提供GPO可以阻止PST的使用。但是您有两个办法来解决这一限制。
阻止PST使用的一个办法是锁定Outlook的用户界面，这样用户就无法创建或打开PST。为此，您可在GPE中浏览至“User Configuration\Administrative Templates\Microsoft Office Outlook 2003\Disable items in user interface\Custom”，如图3所示。选择“Custom”容器，然后双击“Disable command bar buttons and menu items”打开图4所示的对话框。单击“Enabled”，然后单击“Show”，来查看图5所示的“Show Contents”对话框。单击“Add”，在提供的空格中输入数字5575，然后单击“OK”。重复上述步骤并输入数字5576。这些数字建立了必要的策略设置：5575可以阻止用户创建PST，而5576则阻止用户打开PST。

图3：用GPE锁定Outlook菜单项

图4：“Disable command bar buttons and menu items”对话框

图5：锁定Outlook菜单项的策略设置

您可能还想禁止自动归档，因为自动归档功能会将归档的项目放在PST中。您可以在“User Configuration\Administrative Templates\Microsoft Office Outlook 2003\Tools | Options\Other\AutoArchive”找到用于禁止自动归档的GPO。
另一个阻止使用PST的办法是编辑Windows注册表来禁止PST。但是如果要让这种技术生效，您必须安装有Microsoft Office 2003 Service Pack 2（SP2）。在我描述这种技术如何工作之前，我必须提醒您编辑注册表的危险性。错误地修改注册表可能会破坏Windows和您的应用程序。因此我建议您在继续之前先进行完整的系统备份。
接着，打开注册表编辑器（regedit.exe）并浏览至“HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook”子项。现在，创建一个新的名为“Disable PST”的DWORD值，并将它的值指定为1，如图6所示。如果您使用配置文件，您还需要浏览至“HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\11.0\Outlook”子项，同样创建一个名为“DisablePST”的新DWORD值，并将它的值指定为1。（如果要了解“DisablePST”设置可能带来的负面效应，请查看微软知识库文章“You receive an 'An error occurred adding the following Windows SharePoint Services folder to Outlook' error message when you link a Windows SharePoint Services Calendar or Events list to Outlook 2003”[http://support.microsoft.com/?kbid=897658]）

图6：通过修改注册表禁止PST

PST迁移带来的挑战
遗憾的是，将PST迁移到Exchange邮箱并不简单；有几件事情可能会出错。恐怕最明显的问题是一些用户不知道该怎么做，尽管这只是个简单的拖放操作。还有一些用户不把这当回事，不会去自找麻烦地迁移他们的数据。
另一个问题是PST迁移会占用您的Exchange服务器上无法确定的磁盘空间量。除非您有工具在网络上搜索所有的PST，否则您无法确切知道要迁移多少数据。根据PST在您的机构中的使用方式不同，您可能还会有重复的邮件。例如，用户的PST可能会包括已经在用户的Exchange邮箱中的邮件。
您可以通过使用第三方迁移软件来解决这些问题。每种产品的工作方式不同，但是总的来说第三方解决方案会自动在您的网络中搜索PST，确定哪些邮件是重复的，并让迁移过程自动进行。这种软件还能够帮助您在实际进行迁移之前，确定有多少数据将被导入到您的Exchange服务器中。请查看PST迁移解决方案信息框，来了解哪些产品带有PST迁移或报表功能。
值得一提的是，微软提供了一个它自己的PST迁移工具，Microsoft Exchange Server Mailbox Merge Wizard（ExMerge）。但是，我建议您使用第三方的迁移工具而不是ExMerge。这不仅是因为ExMerge使用起来很麻烦，更因为它不支持大型PST（请参考微软的文章“Error message when you use the ExMerge tool to export an Outlook 2003 mailbox to a .pst file: 'The item could not be moved'”，http://support.microsoft.com/?kbid=916085）。在购买PST迁移工具时，您应该寻找易于使用的产品。这种工具还应同时支持大型PST和传统PST，并能够处理带有密码保护的PST。理想状况下，您选择的实用程序应该不仅限于迁移PST内的项目；它还应能够迁移自定义的视图。
尽管微软在未来的几年来还将继续支持PST——至少直到Outlook 2007的生命期结束为止——但是今天还是有许多理由让您开始淘汰PST。然而，除非是对于非常小的机构，没有第三方软件的帮助，使您的网络摆脱PST将是一个挑战。无论如何，现在都是时候观察您的用户使用PST的习惯，开始采取步骤迈向一个无PST的环境。