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Email的“邮”戏规则

出处:5DMail.Net收集整理 作者:5DMail.Net收集整理 时间:2009-8-19 2:08:39

  很难想象,没有电邮的职场江湖该如何快速高效运转。要知道,90%的职场人每天上班要做的第一件事,就是打开电子邮箱收发邮件:70%的职场人,下班前的最后一件事是查看邮箱,确认没有尚未处理的紧急邮件:30%的职场人,即使下班或周末在家休息,也要忍不住登录公司邮箱,生怕错过什么要命的任务。好吧,就算我们有电邮依赖症,这也不意味着我们能轻松玩转电邮的诸多功能。下面的电邮故事,也许主角就是你。


Email的“邮”戏规则
Email的“邮”戏规则

  原来它不是我的邮箱

  小林毕业就进入一家货运公司,一干就是五年。这五年里,她使用着公司分配的邮箱。她把公司当作自己的家。

  当公司连年终奖都发不出来时,裁员的风声日益逼近,小林想到了主动离开。她开始在网上偷偷搜索相关的职位,并试着发送了几封求职简历,其中有一家还是小林所在公司的竞争对手。没想到,用人单位的电话没有等到,她却被请进了公司人事部办公室。人事总监似笑非笑地说:“听说你有自己的打算,现在公司状态不是很好,减员增效已成定局。既然你有更好的职业发展机会,公司无疑是支持的。你看看下周能否完成手头的工作交接?”

  小林百思不得其解的是,自己并未向同事透露过任何风声,人事总监怎么会知道她的跳槽打算?虽然她的确萌生去意,但在完全没有心理准备的情况下,被效力五年的公司不动声色地辞退,小林还是很难接受这个事实。当她万分不情愿地清理自己使用了五年的邮箱时,好像突然悟出了点什么。

  美国Proofpoint公司曾对406家雇员千人以上的美、英公司进行调查,发现超过三分之一的公司曾雇人监控员工的电子邮件,据说是为了防范法律、财务和管理等方面的风险。近三分之一的受访美国公司还表示,在过去一年中曾因电子邮件问题解雇员工。答案其实就这么简单,小林五年来一直使用公司邮箱,工作邮件和私人信件全部用一个邮箱处理。她做梦都没想到,会有人经常“偷看”自己的电子邮件,直到被解雇之后她才意识到:“原来,它不是我的邮箱。”

  君子有所抄,有所不抄

  Jack刚从国有单位跳到了外企,直觉最大的一个变化就是——每天收到的邮件数量大大增加。很多邮件看起来和自己毫无关系,却要求阅后及时回复,这让习惯了国企工作流程的Jack觉得很不适应。Jack有自己处理问题的一套习惯,比如不紧急的邮件,他会暂且放一放,若是遇到紧急任务,他会主动跑到老板处汇报工作进度,至于一些他可以独立完成的工作任务,他尽量不去麻烦其他同事。

  但才过了两周,老板就找Jack谈话了,并向他提出三个问题:第一,为什么不及时回复客户和同事的邮件?第二,为什么不把涉及客户业务往来的重要邮件抄送团队同事?第三,为什么不以书面形式向老板及时汇报工作进度和执行情况?

  一向我行我素的Jack这才明白,自己对“电邮法则”的认识完全走入了误区。他以为,及时回复邮件就意味着必须优先处理所涉事项,事实上,他只需简单回复一句:“收到,谢谢。”他以为,一个客户既然由自己负责,就没必要事无巨细抄送其他同事,无故增加他人的邮件浏览量。而事实是,同事需要知道他在做什么,更需要知道客户在做什么,同时这也是他展示自己的良好机会。至于老板,每天工作千头万绪,很难把你的口头汇报牢记心间,要想不忘事、不误事,还是通过邮件书面记录来得保险。

  醍醐灌顶的Jack立刻调整了工作方法,老板和同事成了他邮件抄送栏里的“常客”,终于有一天,老板忍不住了:“我说,那些鸡毛蒜皮的邮件,你能不能不抄送给我啊?还有,给客户的邮件如果一定要抄给我,可不可以用密送功能?否则在客户面前,我连打哈哈装不知道的权利都没有了。”Jack终于明白,君子有所抄有所不抄。该抄送时不抄送,出了成绩你就自个偷着乐吧,出了问题也没人帮你担着。不该抄送的瞎抄送,惹恼的是别人,吃亏的是自己。

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