金融服务公司采用电子邮件归档服务的经历

Cowen and Co.是一家投资银行，而投资银行是一个受到严格监管的行业。因此，这家公司在新千年的开始便积极购买电子邮件归档系统，并部署了基于服务器的技术。随着原有电子邮件归档系统的局限日趋明显，这家公司再次走在前列，并迁移到一个托管的电子邮件归档系统。

作为一家拥有近90年历史的公司，Cowen and Co.专注于投资银行业务、股权交易以及股权研究。该公司拥有大约600名员工，总部位于纽约城，在亚特兰大、波士顿、芝加哥和旧金山都设有办事处。此外，这家公司还在伦敦和日内瓦设有运营机构，最近还在上海收购了一家投资机构。

这家投资银行认识到它必须处理和监视大量的电子邮件，因此该公司在2001年安装了Zantaz的电子邮件归档系统。该系统在一段时间内运行良好，但是Cowen and Co.在三年后发现它有一定的局限。这家金融服务公司需要信息确认--它必须确保每项进入或流出公司的信息都被确认过并得到合适的保存。Cowen and Co.的合规技术总监Thomas Fread表示："有两次，我们被迫向监管机构坦白说有些信息未得到适当的记录。"

这些未被标记的信息并不是重要的公司通讯，因此这两次遭遇都没有对该公司的声誉或金融业务造成影响。不过，这家公司意识到潜在的重大风险还是存在的，而且随着时间的推移，这种可能性越来越大。这家金融服务公司使用微软的Outlook作为邮箱系统。随着用户对电子信息的依赖日益增加，邮箱中的信息量每年都要增加1TB左右。

在确认了原有电子邮件归档系统的缺点之后，这家金融服务公司决定寻找其他厂商的解决方案来改进系统。在当时，新的规制条例--以及由此而带来的对系统的要求--正在一一浮现。美国金融行业规范委员会要求金融机构开发新的模式来确认风险性通讯。Fread表示："我们的分析师不可以同我们的投资银行部门互相沟通"。如果这堵信息墙被打破，那么就会给公司带来严重的损失。因此，金融服务企业需要一个能够确认并阻止部门之间非合理通讯的系统。

2006年初，随着Zantaz系统的局限愈发明显，Cowen and Co.开始寻找潜在替代方案。（2007年，Zantaz被Autonomy所收购）Cowen and Co.开始的时候比较了大约12种不同的产品，然后将选择范围缩小至三个供应商：FrontBridge Technologies，Global Relay和Fortiva。

2006年6月，这家金融服务公司选择了Fortiva的解决方案。Fread表示："Fortiva的服务采用了特定抽样和词汇规定，使我们可以监视不同部门之间的通信。"这种功能非常灵活，能够实现精细控制，而且该公司可以很快地部署新的规定。

另一个优点是是Fortiva的服务同Microsoft Active Directory整合在了一起。该系统能够识别职位，比如分析师，还可以自动给某个员工的通讯设定适合的规定。由于这个过程中没有任何人工干预，因此这个功能为IT部门节省了大量时间和精力。

该系统的第三个优点是该系统能够同多个不同的电子信息来源协同工作。除了电子邮件，这家金融服务公司还可以监视即时信息和专门的信息通道，比如彭博社、路透社和UBSChat。

最后，Fortiva很早便进入了软件即服务（SaaS）领域。这也是吸引Cowen and Co.的一个因素。Fortiva的服务只需要占用很小的资源--就是在电子邮件服务器旁边再安装一个设备--然后只需要用很少人来维护一个很小的数据中心。

Fread说："Fortiva获得了SAS 70认证，这对于我们来说足够了。"SAS 70是审计师对服务组织内部控制的评估标准。

Fortiva系统的安装过程非常顺利。该系统自2006年秋季开始运行。不过，一个很大的变化发生了：7月底，Fortiva被Proofpoint收购了。Fread表示："迄今为止，我们同这家公司的业务往来没有受到任何影响。"

不过，服务的定价发生了一些变化。由于Cowen and Co.是老客户，它得到了一个"全包"式的收费模式，因此Cowen and Co.不用担心电子邮件的产生数量。现在，由于这种SaaS归档服务正越来越流行，因此Cowen and Co.原来的收费模式预计要变为根据所存储的电子邮件数量收费。由于这两家公司目前还处于谈判阶段中，因此Fread不愿透露他们目前所支付的费用以及预计会增加多少。

Cowen and Co.是电子邮件归档解决方案的早期用户之一，因此它的经验很宝贵。虽然这家公司发现它的第一个系统并不能满足长期需要，不过，它现在对SaaS系统的未来很有信心。