如何正确利用电子邮件归档满足诉讼要求

一款流行的框架和归档系统可以帮助你保持工作环境的整洁，同时还有其他许多好处。

今年一月份，美国地方法院法官Barbara LMajor对高通处以850万美元的罚款，因为高通未能提供它与Broadcom的专利诉讼案相关的电子邮件。 Major法官说："为了胜诉以及获得战略性业务优势，高通故意扣留了对手的上万份关键文件。"在案中，高通未能在案件审理结束之前搜索关键证人的计算机，这是一项灾难性疏忽，因为作为高通主要证据的电子邮件后来被高通的一位代表律师发现。

然后，高通没有将新发现的电子邮件提供给Broadcom。

也许你会认为："我们永远不会做那样的事。"但是这里所说的并不只是高通的糊涂行为。 在2007年6月，达拉斯以155万美元的代价换取了一项错误判决的和解，因为它未能向法庭提交与案件有关的一些资料。达拉斯市的代表律师称，由于电子邮件系统过于复杂，使得达拉斯市很难搜索到正确的资料。 这两个例子说明了电子邮件在诉讼案件中的重要作用以及从大部分企业储存的海量信息中搜索相关资料的风险。

这就促成了两个市场的形成，即电子邮件归档和法律搜索工具。法律搜索是推动归档技术发展的新动力。Gartner公司预计，用于搜索软件和服务的开支将在未来三年里以35％的年增长率持续增长；而IDC公司预计电子邮件归档应用软件的销售额将从2007年的6.31亿美元迅速增长到2011年的17亿美元，而且归档市场在今年春季就已经表现出蓬勃的发展势头。 戴尔以1.55亿美元的价格收购了服务型软件供应商MessageOne，后者提供的服务包括电子邮件归档、连续性以及合规服务。Barracuda Networks和Trend Micro发布了归档产品。 甲骨文在4月份宣布即将推出一个名为Universal Online Archive的新产品系列，可以用来储存和管理非结构化数据，甲骨文电子邮件归档服务将是这个产品系列的第一个模块。

电子邮件归档市场与法律搜索市场同步发展并非是巧合。律师们紧盯电子邮件是因为电子邮件不仅是企业高管与员工交流的主要渠道，而且还记录了一家企业的业务流程。 电子邮件中通常都包括一些当事人在毫无防备的情况下的言论，那可能称为诉讼中的确凿证据。

但是归档还只是法律搜索的一个开始步骤，法律搜索还包括其他一些步骤。目前，法律搜索行业已经开始普遍接受一个名为电子搜索参考模型（EDRM）的通用模式。 我们将对这个模式进行分析评测，它适用于各种企业和组织，还提供了一套清晰的指导方针，是企业制定电子搜索政策的基础。我们还将展示电子邮件归档在其中的位置以及它们在哪些方面与其他部分相关联。

企业一直在利用电子邮件归档来缓解大量电子邮件对服务器造成的压力。将旧的信息从服务器上卸载之后，邮件服务器就可以运行得更快一些，备份工作就会更加流畅，IT就可以更好地执行保留与处理政策。 归档也可以让搜索变得更轻松容易，至少对于电子邮件来说是这样。如果没有归档，就必须搜索备份系统以及用户的硬盘。 如果旧的电子邮件保存在磁带上，那么在搜索之前还必须将磁带上的信息恢复到邮件服务器上才行。归档就没有这方面的问题了，因为旧的邮件都保存在磁盘上，而且完全是可搜索的。

电子邮件归档还可以用来储存其他类型的数据，比如Office和SharePoint文件以及.wav音频文件。因为联邦法院在2006年对可作为证据的信息的定义进行了规定，将电子数据与纸型文件一同纳入其中。 法规将电子数据称作电子存储信息或ESI，包括目前能够找到的各种电子数据。涉案企业有义务将相关电子存储信息都保留下来并随时呈送法庭。

象赛门铁克和Mimosa Systems等那样的电子邮件归档厂商的产品可以储存各种类型的数据并建立索引。而惠普等其他厂商则提供电子邮件和其他非结构化数据的通用归档产品。

加利福尼亚州圣马泰奥的承包商Webcor Builders在2002年购买了赛门铁克的Enterprise Vault，并利用它来减轻旧邮件对其Exchange服务器造成的压力，但是Webcor Builder立刻意识到，它还可以在公司的其他搜索事务上提供帮助。公司高级副总裁兼首席信息官Gregg Davis表示，公司以前接到法庭命令后，通常要把旧的电子邮件从磁带或其他媒体上恢复到邮件服务器上才能进行搜索。Davis说："我们知道那样做并不是最好的，我们总是害怕会把事情搞砸。"他后来又购买了搜索加速器，这个插件模块可以加快搜索进度，与以前相比简直是天与地的差别。他说："现在我们要搜索某个旧的信息，只要输入搜索词然后等10分钟就行了，然后我们就可以将搜索到的信息发送给律师。这给我们节省了大量的时间，同时也让我们大大地放心了。我们再也不用担心会因为这类事情而受到罚款或者其他处罚或者导致案件败诉，法庭是不会接受‘我们没有合适的搜索工具'这样的理由的。"

由于诉讼方面的要求，美国心理学协会投资购买了一款电子邮件归档平台。协会首席信息官Tony Habash表示，协会在2007年曾因此吃过一次大亏。许多员工将各种信息保存在硬盘或者光盘上，因此就必须用人工来搜索和收集相关信息。

Habash说："最后我们把所有的资料都放在了一起，但是工作量非常大，后来我们就开始考虑使用归档系统。"他选择了MessageOne的服务。 对于中型企业来说，SaaS模式将比较适合，因为它可以减轻员工的工作量。趁此机会，Habash还编制了一项连带保留政策。

他说："我们将归档与各流程结合起来，告诉员工应该保存哪些电子邮件、为什么保存、如何保存以及何时将它们删除。"

电子邮件归档解决方案

必备功能

压缩

减小文件大小以节省磁盘空间

包括所有内容的索引

将包括各种信息、附件等在内的索引信息建立索引，以便进行综合性分类和搜索

关键字搜索

让用户和管理员通过关键字搜索归档信息

诉讼保留

防止将与现有或可能诉讼有关的电子邮件删除

元数据索引

关于邮件功能如发信人、收信人、日期、标题等的索引

保留/删除

保存与删除记录的政策

单实例

对于相同的电子邮件和附件，只储存一份副本

附加功能

辅助搜索

提供更多的搜索功能，以便于法律搜索和内部调查

与法律评估系统之间的接口/API

让归档的数据可以流畅地传输到法律评估系统

发现

对已经归档的内容进行评估

SharePoint集成

归档SharePoint文件，提供更多结构化保留、搜索和发现功能

支持补充文件和各种文件类型如Office或PDF

归档逐渐从电子邮件向更广阔的领域发展，成为各种非结构化数据的储存库

美国联邦民事诉讼法规定了法律搜索的必要条件。搜索过程很复杂，而且成本高昂，据Gartner公司称，平均每宗案件的搜索成本超过了175万美元。 法律搜索包括许多步骤，也许还要用到一些技术，比如内容储存库、搜索工具和法律评估软件和服务等。许多企业现在都在使用电子搜索参考模式，这个概念框架可以指导企业完成法律搜索的各个步骤。 EDRM是由顾问George Socha和Tom Gelbmann 在2005年发布的，从那时到现在，已经有100多家企业和组织采纳了那个框架结构。许多厂商也采用了EDRM。 那些销售内容存储库、搜索工具和法律评估工具的厂商通常会利用EDRM来证明它们的产品符合法律搜索各个步骤的规定。Socha和Gelbmann正在负责制定一个EDRM XML架构，以便于将数据从一套产品转移到另一套产品。 到目前为止，已经有包括赛门铁克在内的三十家企业签约加入了该架构的编制。

正如下图所示，法律搜索包括九个步骤。电子邮件归档产品也许包括了EDRM中要求的几项功能，可以向法律搜索流程中的其他步骤的专用工具提供内容。

EDRM框架的第一步是信息管理。与其说这是一个步骤，倒不如说它的第一布的目标。那些配备成熟数据管理体系结构的企业能够用最小的误差满足法律搜索的要求。 在配置好的系统中，非结构化信息被编成索引制成了表，这样IT员工就可以迅速找出相关数据。信息应保存在受控存储库中以便于检索，比如归档或内容管理系统。

第二步是识别。一旦接到搜索指令，企业就必须确定需要搜索的信息、信息储存的地方以及保管人。

识别步骤中需要用到搜索和索引技术。一个好的电子邮件归档系统必须为元数据和电子邮件内容建立索引。 索引可以加快搜索的速度和效率，提供搜索结果的相关性。大部分归档系统都会为系统中储存的内容建立索引，并提供搜索功能供用户和管理员使用。 许多厂商如Autonomy、Kazeon、StoredIQ和Recommind等的搜索产品都可以用于识别步骤。

紧接着的步骤是保存和收集。一旦识别出你需要的数据，IT员工就必须将它保存下来，以确保那些数据不会被更改或删除。 例如，打开一个文件可能会改变关键性元数据，比如访问日期，从而影响文件的有效性。另外，如果企业制定了保留与处理政策，那么相关数据也必须至于诉讼保留之下，防止将可能与诉讼有关的电子邮件和文件删除。

电子邮件归档系统还可以用作保存系统。它提供了一个可起诉的信息保存库，减轻了单个员工的工作负担。 利用赛门铁克的Enterprise Vault的搜索加速器插件模块，调查人员可以将归档电子邮件至于诉讼保留之下。许多归档产品也可以将电子邮件加密并对每个信息随机赋值，以证明那些信息没有被修改过。

下一步是处理或筛选，主要目的是减少数据集的大小。第一轮搜索的结果中可能会包括一些与诉讼无关的电子邮件和文件。 电子邮件归档系统常常包括删除多余副本的功能，这也可以被看作是一种初期处理。

然后是评估、分析、生成和展示步骤，这主要是法律顾问的工作职责。包括Attenex、LexisNexis、Clearwell和Xerox Litigation Services等在内的许多厂商推出了一大批专用产品和服务，可以很好地处理和管理与诉讼有关的材料。

由于电子邮件是律师关注的主要目标，因此电子邮件归档系统是企业面临诉讼时的最实用的基础。正如EDRM的图表所示，电子邮件归档在搜索过程中的许多步骤里都发挥出相当重要的作用。 好的归档系统可以将搜索所用的时间从几天减少到几个小时或者几分钟。而且电子邮件归档系统中通常还包括其他一些功能，比如诉讼保留、索引和搜索等。

不要忘了，归档文件在法庭之外也是有用的。它们可以作为用户的辅助存储资源，减轻电子邮件数量增长给电子邮件系统带来的压力。