怎样看待和处理电子发现问题

去年美国修订了联邦民事诉讼法(FRCP)，集中对电子发现或者组织电子数据的合法性管理以及诉讼准备进行了修改。经过一年多的执行，至少有一些客户打算反馈一些信息了。虽然有许多企业特别是中小型企业继续不执行联邦民事诉讼法的规定，但是那些管理着机构政策和快速准确的电子信息检索手续的人却有资格出来谈谈新规定的改进与不足。

下面就是从用户使用电子发现时提出的一些建议：

优先归档电子邮件
 
Foxhollow Technologies公司是一家供应医疗设备的初创公司，当该公司的IT专职员工在3年前安装电子邮件归档系统时，尽管不具备电子邮件控制功能，管理层仍然强制性将归档系统放到了后台。公司的系统管理员Chuck Arconi说："有很多用户会将电子邮件等所有数据都保存下来。"当时Foxhollow公司大约有600多名员工，但是它的电子邮件系统却占用了400GB的存储容量。

随后当公司陷入一宗诉讼时，另一个问题出现了。突然之间，对电子邮件归档工程的投资不再是一个有争议的问题了。 他说："法律部门很轻松地就发现了必须向整个工程支付一定的支出。实际上，他们给我们的钱是我们需要的两倍多。" Aconi的团队从Mimosa公司新购买了一个系统，解决了诉讼准备问题。 Arconi指出："以前，律师的专职助手通常要花2到4个小时的时间在所有的电子邮箱中查找合适的信息。现在只要轻轻点一下鼠标就可以了。"

IT做好了它该做的准备，投资也在公司需要的时候及时到来。有些公司的运气可能就没这么好了。 显然，晚一点的话诉讼可能就受到影响了，公司在诉讼准备上的投资是值得的。

不要认为你对电子发现的需求是不变的

如果你认为你的公司总是只需一定水平的诉讼准备的话，那你就错了。随着公司规模的扩大，可能涉及诉讼的东西也越来越多，随着经营方式的变化，公司的档案也在变化。

CF Jordan公司是一家商业建设服务供应商，自从1969年开始就一直为美国西南部的企业用户服务。但是当公司高管意识到公司自己承担了重点工程的保险越来越多时，公司发现周围的环境跟以前不同了。公司的IT主管John Buraczyk说："工程融资的方式存在很大的隐患，我们必须确保可以在需要时找到合适的数据。" 为了保护自己，它从C2C Systems公司购买了电子邮件归档软件。Buraczyk向公司管理层保证，不管在任何时候需要，他们都可以在1个小时以内找出所需的材料。

探索存储设备选择

电子发现通常会迫使企业重新评估访问存储设备的解决方案。不要害怕作出修改。

例如，债务公司Pinnacle Financial面临着一个电子邮件维护的问题，该公司拥有1400多名员工和100个左右散布于美国各地的营业点，大部分员工都将信息保存在本地，所有的文件都附有个人存储表。 虽然对于单个用户有利，但是企业用户的IT部门很难跟踪PST（个人存储表）。Pinnacle Financial公司的IT副总裁Rick Chin指出："我们的微软Exchange服务器增长太快了，我们必须建立一个SAN来更有效地管理数据。"

有了新的NetApp系统和Mimosa软件，Pinnacle公司可以通过卸载归档的方式将电子邮件主存储设备的要求从128Gbytes减到16Gbytes。如果不改变存储设备基础结构，这家公司可能到现在都还在头疼。

信息的上传下达

不同行业对于合法性和诉讼准备的要求也都不同。熟悉你所在特定市场的惯例做法。

电子发现顾问公司Contoural的首席执行官Mark Diamond说："有些企业对风险的本质理解得更深，因此比其他企业更容易调整成本。"

房地产、建筑、财经服务和医药等行业都是诉讼较多的行业。CF Jordan公司的Buraczyk说："我们每过一段时间就会被起诉一次。"

有些律师事务所还专门研究了这个领域的专业知识。 佛罗里达Ft.Lauderdale的Akerman Senterfitt、西雅图的Kirkpatrick & Lockhart Preston Gates Ellis LLP和密尔沃基的Quarles & Brady LLP都是专注于电子发现领域的公司。

检查外包的选择余地

许多企业没有时间去亲自做诉讼查找工作。因此Catalyst、IBM和Iron Mountain等厂商就提供了外包服务。 提供的服务包括电子邮件归档、数字记录保密以及全部诉讼回应等。

Enterprise Strategy Group的高级分析师Brian Babineau说："外包为企业们提供了许多潜在的好处。" 大部分企业倾向于从寻找为公司省钱的外购方案出发去讨论外购。 另外，外包服务供应商可能更加熟悉电子发现问题，也许他们在提供服务时比公司内部员工速度更快、更有创新性或者更灵活。而且，外包也是解放员工，让他们可以专注于核心业务的好方法。

准备购买多种工具软件

Gartner公司的研究副总裁Debra Logan说："现在的电子发现市场有种狂野西部的感觉。" 客户们应该会乐于适应多个解决方案之间缺乏集成度的情况，然后寻求特定环境下的最佳方案。

Foxhollow Technologies公司的Arconi说："如果我们去使用那些我们考虑过的某些不同产品的话，我们认为会需要很多集成和辅助的软件。"

有人表示，一家厂商提供整套电子发现解决方案的情况可能非常少，那是不切实际的想法。在检查不同的产品时就可以清楚地看出那一点。 目前领先的电子发现厂商都是从不同的角度出发的。Contoural公司的Diamond说："一家厂商也许可以开发出一款好的归档系统或者法庭系统，然后再在上面添加其他功能。"

在某些特定情况下，主要功能是归档的产品也许可以在其他的独立服务器上运行电子发现组件。在其他的情况下，它们甚至可以有独立的登录系统和用户界面。 这就可以依次推动中小型企业培训和整合的要求增长。

展望电子邮件的未来

合规系统最初的重点一直放在电子邮件归档上面。许多企业已经正确地意识到这些系统缺乏合理的程序，因此它显然是开始建立电子发现基础结构的起点。

但是立法者们并不只对电子邮件感兴趣。在美国、澳大利亚和新西兰等地均拥有广泛业务的国际性纤维水泥技术供应商James Hardie LV在2006年发现它需要的不仅仅是电子邮件归档，还有其他许多东西。 IT经理Steve Killan说："我们必须安装一个系统来管理文件系统。"除了使用EMC公司的EmailXtender来归档电子邮件信息之外，公司还安装了StoredIQ公司的Intelligent eDiscovery解决方案来跟踪文件数据。

Enterprise Strategy Group公司发现，有十分之六的查找请求涉及到办公效率软件的信息，比如Microsoft Office等，有一半的查找请求跟存储在数据库管理系统中的信息有关。 ESG公司的Babineau说："大部分企业还没有准备共享它们的数据库管理系统中的信息。"

不要象一群老鼠一样

许多IT部门都很担心他们是否能够向律师提供所需的文体以及避免招致诉讼问题。因此，许多企业已经开始将所有的数据都保存下来。 Gartner公司的Logan解释说："有些企业一直在努力为最坏的情况做准备，它们将所有的东西都保存起来，但是那是没必要的。"实际上，那种做法除了让企业的存储设备政策变得异常复杂和增加存储设备成本之外没有任何用处。

企业们必须找出一些有用的政策。记住FRCP总是存在一些偏差的。 如果一家企业制订了一项看似合理的政策而且企业似乎也很努力地去遵守它，那对于监管机构来说就够了。

业内专家们称，企业们应该将信息在网上放六个月，然后通过磁带等方法保存一年左右的时间。通常，如果信息保存的时间超过一年半的话，它就没有必要再保存下去了。 但是，行业不同，法规也是不同的，因此在实施弃用政策之前最好咨询一下律师。

不要骄傲自满

电子发现的问题主要始于电子邮件重要性的增高。但是其他形式的电子信息也日渐成为潜在的信息来源。 Gartner公司的Logan说："问题是法庭什么时候才会作出必须去查找即时通讯和文本短信息的决定。最终可能会要求企业提供获取那些信息的方式。"

结论是什么呢？ 如果你的公司处于诉讼很多的行业，你最好开始寻找适用于各种电子信息的归档解决方案吧。