35即时邮:你学会发邮件了吗?

11月26日，电子信息咨询公司Expert Messaging宣布，通过对英国150家企业4000名员工长达1年半的追踪，他们发现平均每位员工收到2769封邮件，但只有2/9的邮件得到回复，一半的邮件被认为是与工作毫不相关而被束之高阁，其余的则是匆匆浏览或者是被机械地转发出去而已。邮件管理专家Bob Hallewell认为这是因为人们缺乏使用电子邮件沟通的技巧，换句话说，大部分的人还不会发邮件。

根据Expert Messaging的统计，每个人每天至少要花一个小时发送邮件，怎么样才能让这一个小时花得有效果呢？国内最大的企业邮局服务商35互联提醒邮箱用户，要提升沟通效率，邮箱管理必不可少。对此，他们根据十二年的企业服务经验，整理出八大邮箱管理技巧，希望能帮助企业员工提升生产效率、节省时间以及减少垃圾邮件。

1． 管理你的收件人。不少人在发邮件时不知如何选择收件人，经常是把重要邮件抄送给一群不相关的人，造成垃圾邮件；或者没有发送给参与该项目的同事，延误工作进度。这里的建议是按照工作项目兴建群组邮箱，像35即时邮就提供该项功能，用户只需把该项工作所需涉及的部门和人员的邮箱纳入群组中，兴建一个群组邮箱。以后再有与该工作项目相关的邮件，直接向该邮箱发送邮件即可，再也不必输入一串的收件人，也不用担心邮件被群组外的人员收到。

2． 提醒你的收件人。大部分的人想当然地认为收件人会仔细阅读自己发出的邮件，其实这只是一厢情愿，Expert Messaging监测到的一半邮件根本没有被阅读，而是长期躺在收件箱里。因此，当你发出重要邮件时，适时提醒收件人查收阅读就显得十分重要。为此郑重其事地打通电话未免有点小题大做，这时35即时邮所带的即时通讯功能-35EQ就可以派上用场了。35EQ集成了即时通讯、文件传输、邮件管理、数据管理等多项服务，当你给同事发送了一封邮件，同事的35EQ就会弹出聊天窗口，提醒他“**给您发送了一封新邮件”，并且附上邮件的链接地址，收件人只需点击链接就可登陆企业邮局就可查看新邮件。

3． 附上你的原邮件。利用电子邮件来讨论某件事情，经常出现的现象是邮件来来回回好几趟，这时候如果希望初次接触到这件事情的收件人能够尽快对你所说事情做出答复，最好的方式是把之前相关的邮件记录都罗列在下方。但是，邮箱里的邮件如此之多，我们经常会寻找不到原始邮件，所以35即时邮特意设置了强大的查找功能，来帮助用户。用户可以根据收件人、抄送人、发件人、主题、正文、日期等不同条件进行搜索。只需输入搜索信息后，系统就会自动在邮件夹中找出符合要求的邮件。

4． 管理你的收件箱。你是否犯过类似的错误？明明同事已经回复了你的邮件，但是你却没注意到，还怒气冲冲地质问同事怎么这么久还没回复邮件。问题的关键就在于你没有管理收件箱。利用35即时邮的标签功能就能解决这个问题。创建一个新标签，填写标签规则，规定发件人是谁或者邮件后缀为什么，当符合该标签规则的邮件到达时，这封邮件就会自动转移到该标签中保存。这样，下次你发邮件给同事时，只需查看下这位同事的标签里有没有邮件就可以了，再也不会犯上述的错误了。除了可以通过自定义标签对邮件进行分类管理外，还可以通过自定义标签和自定义邮件夹的组合功能，进行更多元化的邮件分类设置。

就像Bob Hallewell所说的，电子邮件是种低成本、高效率、快节奏的沟通方式，但是企业员工使用电子邮件的现状却不容乐观。企业应该选择合适的企业邮局来提升员工的邮件使用效率，看似简单的几个步骤却能带来实实在在的工作效果，何乐而不为呢？你学会发邮件了吗？