发掘Lotus Notes中Calendar强大功能

　IBM Lotus Notes 客户机最强大的工具之一是 Calendar Delegation 功能。Calendar Delegation 允许您授权另一个 Notes 用户访问您的邮件文件，使得该委托用户可以查看并编辑您的日历数据，代表您发送电子邮件消息，并充当您的邮件和日历数据的管理者。这种场景通常发生在主管身上，他雇用行政助理来计划他的会议和约会，并回复非机密的电子邮件消息。为了允许行政助理管理他的 Notes 邮件文件，主管指定助理作为邮件文件的代理人。相应地，行政助理可以负责管理多个用户的日历，尤其是他支持多个主管的时候。

　　对于忙碌的主管来说，将邮件和日历任务委托给助理能够节省大量的时间。卸下基本的任务(比如计划会议、回复会议邀请以及答复低安全性信函)之后，主管可以专心投入其他业务任务。对于行政助理来说，他通常要为多个主管提供行政支持，因此管理多个主管的日历可能要花费他很大一部分的时间。所以助理访问和操作其他用户的日历必须快速简便。Lotus Notes Calendar Delegation 功能同时为主管和助理提供了高效易用的功能。本文将介绍如何设置 Lotus Notes 日历来让其他用户进行管理，以及如何访问和管理其他用户的邮件和日历数据。

　　设置 Calendar Delegation

　　配置 Calendar Delegation 功能的第一步是设置将由其他用户进行管理的 Lotus Notes 日历的访问权。委托其日历访问权的主管需要指定谁可以访问他的日历，以及该代理人具有的访问级别，以便代理人可以代表他执行日历和邮件任务。

　　按照下列步骤来指定、委托并设置用户邮件和日历数据的访问权：

　　1.在 Lotus Notes 客户机中，打开主管的邮件文件。从 Calendar 视图中，单击 Tools 操作栏按钮，然后选择 Preferences 以显示 Preferences 屏幕。单击 Access & Delegation 附签以显示 “Access to Your Mail & Calendar” 附签(参见图 1)。

　　图 1. 显示的 Access to Your Mail & Calendar 附签

　　

　　2.单击 “Add Person or Group” 按钮显示 Add People/Groups 对话框(参见图 2)。

　　图 2. Add People/Groups 对话框

　　

　　3.选择 “Enter or choose a user/group” 选项，然后单击区段 1 下文本框中的滚动条，以显示 Select Name 对话框。

　　4.选择将管理该用户日历的人，然后单击 OK 按钮。这将返回 Add People/Groups 对话框，且所选用户的名称显示在区段 1 的文本框中。

　　5.选择了日历管理者之后，必须指定他具有什么级别的访问权。如果选择区段 2 下的 “Only Calendar and To Do” 选项，然后单击区段 3 下的滚动条，“Read any Calendar Entry or To Do” 和 “ Read, create, edit, and delete any Calendar Entry or To Do” 这两个选项将显示在下拉列表中。

　　6.但是，如果选择区段 2 下的 “All Mail, Calendar and To Do” 选项，然后单击区段 3 下的滚动条，将显示以下五个访问级别：

　　Read any document

　　Read and create any document, send mail on your behalf

　　Read, edit and create any document, send mail on your behalf

　　Read, edit, create and delete any document, send mail on your behalf

　　Read and create any document, delete any document they created, send mail on your behalf

　　7.选择要授权给邮件文件代理人的访问类型和访问级别。可以在区段 4 下指定是否将与日历条目有关的通知转发给代理人。单击区段 4 下的滚动条以显示转发选项：

　　Do not forward

　　Forward without private details

　　Forward with full details

　　8.选择需要的转发选项，然后单击 OK 返回 “Access to Your Mail & Calendar” 附签。这将显示指定的日历管理者及其访问权(参见图 3)。

　　图 3. 显示指定日历管理者的访问权

　　

　　使用 Calendar Delegation

　　在主管指定代理人管理他的 Notes 邮件和日历之后，代理人就可以像使用他自己的邮件文件一样使用主管的邮件文件。在本例中，因为 William Chase 已经指定 Tigger Chase 作为其日历的管理者，并给予他完全的访问权，所以 Tigger 可以打开 William 的日历并创建会议邀请和更新，发送并回复电子邮件，等等。William 自己创建的日历条目和电子邮件消息与由 Tigger 代表 William 创建的日历条目和电子邮件消息之间的惟一区别在于，由 Tigger 创建的那些将指示它们是由 Tigger 而不是由 William 发送的。

　　如果您被指定作为代理人，请按以下说明打开和管理 Notes 日历和邮件文件数据：

　　1.在 Lotus Note 客户机中打开代理人的邮件文件，并单击 Mail 图标以显示 “Open Another Person's Mail” 选项(参见图 4)。

　　图 4. 显示有 “Open Another Person's Mail” 选项的 Mail 滚动条

　　

　　2.将会显示 Open Mail File 对话框。从地址簿列表中，选择代理人将管理其日历的用户(参见图 5)。

　　图 5. 选中了 William Chase 的 Open Mail File 对话框

　　

　　3.单击 OK;主管的邮件文件将在 Lotus Notes 客户机中打开。

　　创建其他邮件文件的快捷方式

　　如果您是代理人，有一种方法可以更快地访问主管邮件文件，那就是在您自己的邮件文件中创建到达主管 Lotus Notes 邮件文件的快捷方式。

　　1.为此，从 Calendar 视图中，单击 Tools 操作栏按钮，然后选择 Preferences 以显示 Preferences 对话框。单击 Access & Delegation 附签，然后单击 “Shortcuts to Others' Mail” 附签(参见图 6)。

　　图 6. “Shortcuts to Others' Mail” 附签

　　

　　2.单击 “Provide shortcuts to the following users' Mail, Calendar and To Do” 文本框下面的向下箭头。当 Select Names 对话框显示时，从地址簿中选择主管的姓名，然后单击 Add 按钮创建快捷方式。

　　3.单击 OK 返回 “Shortcuts to Others' Mail” 附签。主管姓名将显示在 “Provide shortcuts to the following users' Mail, Calendar and To Do” 文本框下面的文本框中。

　　4.单击 OK 返回 Calendar 视图。现在单击屏幕左上角的 Calendar 图标。在菜单选项列表中，将看到一个新项 Open Calendar for William Chase。选择该菜单选项将在 Lotus Notes 客户机中打开 William Chase 的邮件文件(参见图 7)。

　　图 7. 新菜单选项 “Open Calendar for William Chase”

　　
　以代理人身份发送电子邮件或邀请

　　要代表 William 发送电子邮件消息，单击 New Memo 按钮创建新邮件消息。虽然该消息会指明它的发起人是 William Chase，但它还会指明该消息是由 Tigger Chase 发送的(参见图 8)。

　　图 8. 显示 Tigger Chase 为发件人的新邮件消息

　　

　　与代表 William 创建邮件消息一样，如果 Tigger Chase 代表 William 创建会议，日历条目将会显示 William Chase 为主席，但会指明会议是由 Tigger Chase 创建并发送的(参见图 9)。

　　图 9. 显示 Tigger Chase 为发件人的新会议

　　

　　在电子邮件消息和会议邀请中包括发件人姓名可以让收件人知道会议邀请是由日历管理者而非会议主席本人发送的。这一点非常重要，因为它可以让收件人知道他可能是在与行政助理而非主管本人直接通信。

　　结束语

　　知道如何配置并使用 IBM Lotus Notes Calendar Delegation 功能之后，就可以同时最大化主管(需要邮件和日历计划任务帮助)及其助理(提供行政支持)的效率。在当前紧张忙碌的商业世界中，能够提高效率的事物是大受欢迎且颇具价值的资产。