电子邮件礼仪方式：节省时间提高生产力

出处：TechTarget 作者：Tom Pisello 时间：2007-2-14 14:35:55

　　电子邮件已经成为生意上最重要的通讯和合作的工具之一。据位于麻省Framingham的IDC调查公司称，在过去的5年里电子邮件的数量已经增加一倍，现在每天达到人与人之间的邮件超过400亿次。而且，在接下来的5年里，预计电子邮件的数量至少每年持续增加18%。

　　对普通电子邮件用户而言，特定的一天中，超过30%的时间都是在创造，组织，读信和回信。这导致信息超载，从而妨碍集体的生产力和竞争优势。因此，用户对电子邮件作为生产力工具越来越不满。

　　垃圾邮件是另外一个问题。如果没有合适的保护措施，垃圾邮件占公司所有邮件的数量的20%。虽然垃圾邮件不需要花很多时间去处理，普通用户每天要花大约10分钟时间去阅读或者删除这些垃圾邮件，这每年会由于损失生产力而浪费公司大约每人1250美元。

　　但最大问题之一，就是我们一般缺乏电子邮件规则和这怎么去影响我们的生产力。这一问题基本没有提到过。我们之中有多少人在电子邮件或邀请函上进行复制，或者受到关于厨房的最新快餐，生日，或者在停车场开着灯的车的电子邮件的大轰炸。我们之中有多少人询问关于电子邮件内容的分类，或者处理由于没有精心制作或者粗鲁的电子邮件而产生的问题?

　　电子邮件礼仪手段可以帮助我们减少无用电子邮件的数量，促进交流和合作，且减少由于该媒介的滥用而产生的挫败感。如果处理得当，这里有一些常见的可以促进节省时间的使用电子邮件的方法。

　　群回复—当使用者起草邮件或者创写会议邀请时，太容易去复制给很多接收者，或者更厉害的，复制给整个工作组或全部员工。根据最近的案例研究，培训和提示使用者去更好地关注邮件的分类可以有助于消灭10%的每天收到的邮件。对于一个典型的1000人的公司，仅仅这项措施可以每天减少5700封电子邮件—每封邮件的阅读和处理可以节省三分钟；每天可以节省285小时则每年节省的时间不止相当35个全职工作的人—3.5%的全面生产力改善，和潜在的再获得浪费在人力成本上每个员工每年的1800元。

　　缺乏清晰思路和机智—如果电子邮件写得不好，阅读者还得花更多的时间去辨认信的意思或者发后续电子邮件去询问或验证。更糟的是那些包含着写信者不会面对面对别人说的内容的非职业性的电子邮件。组织不好的，使用糟糕的语法的或者有不恰当的生意语言的电子邮件浪费宝贵的时间。

　　内容改进已经证明了必要电子邮件时间平均有10%到20%的减少，这估计有每天每个使用者有17到34分钟的生产力改进。经过一年，这相当于让35到70种宝贵资源得到更好的利用—3.5%到7.0%的全面生产力改进。这有助于回收每年每个邮件用户由于损失生产力而损失的2100美元到4100美元。

　　怎么做：

　　1.不要恐慌。很多你属下的使用者已经拥有基本的品质。据知识工作者，信息超载是最大压力之一。一个有显然结果的减少和改善邮件的系统方法是获得邮件使用者关注的强有力的方法。像发送更多关于邮件规则的电子邮件，撰写新的政策和程序且使用技术限制(减少邮件存储量，文件大小限制，禁止私人通信)的这些仓促实施的方法通常不能改变使用者的行为和达到目标。这倾向于把一个大问题放在一个更小的盒子中。

　　2.明确管理权。电子邮件一个主要的错误就是缺乏技术怎样被生产使用的拥有权。电子邮件是无人管的企业运用且通常是默认的交流和合作平台。是综合管理负责吗?那知识工人的使用者手册在哪?是人力资源部负责吗?我们有没有让个人工作人计算出他们怎么花费他们工作的30%到40%时间(还有私人时间—晚上，周末和假期)?

　　IT部门可以改善邮件行为。IT是电子邮件技术的管理者，所以他们可以自然地对使用者的行为产生影响。并且当然，明确管理对IT有很大帮助，包括存储、归档、一致性和法律方面的改进。

　　3.使用团队方法。在公司里个人行为很难去改变。知识工人自然形成一个团体，永久和暂时的。大部分交流和合作是在团队中动态完成的。通过把团队当成贵族影响来分享想法，发展最佳实践和指导彼此去改进团队的表现，来得到真正的进步。

　　4.依赖培训，并非技术。每个知识员工拥有比可能开发的能量更多的能量。为了可以控制或改变他们的行为而添加更多的技术是一项昂贵且无用的努力。绝大多数使用者会从培训计划中受益匪浅，这些培训计划介绍和支持已经在适当运行的技术的改进使用。

　　改进的电子邮件礼仪是潜在的成本的节省和生产力的提高的一个隐藏领域。如果恰当实施，这一最佳实践可以达到邮件平均10%的削减和邮件质量的提高。它也可以节省10%到20%的处理邮件时间，从而达到预期7.0%到10.5%的全面生产力的改善，大约每年每员工在生产力浪费而造成的4100美元和6000美元的重获得。

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