让电子邮件归档创造更多价值

　　随着网络的发展，电子邮件(以下简称电邮)使用率日益增多，电邮的归档地位日渐提升，这不仅反映在越来越多的邮箱和邮件数量上，而且体现在电邮业已成为人们商务沟通的首选渠道。
　　电邮的通用性和使用简便性，使得人们将过往需要使用正式公函的商务事宜，也改为通过电邮沟通了。然而，许多公司迄今仍未建立自己的电邮管理程序，以便监控电邮用途是否正当和电邮的保存政策。缺乏有关的政策，加上电邮服务器存储容量有限，迫使终端用户将过去的电子邮件都放在桌面上，而公司本来是可以将电邮存储在备份磁带上的。上述风险极大的做法，表明很多公司并未认识到电邮管理的重要性。
　　完整、安全的保存包括电邮在内的商务沟通资料，对企业经营至关重要，而且可符合有关法规的要求。世界上许多国家的法规，都要求公司必须以相当于纸质记录的保管方式，实现电子记录的存档和安全性，以符合税务法规和公司法的规定。高级经理们必须认识到保存电子文档的重要性，以及不保存电子文档可能给其个人或公司带来的隐患。
　　例如，今年早些时候，摩根士丹利公司就因为未保管其电子邮件而被罚款1500万美元。在香港，2006年7月发生的一家集团有限公司案件仍然让高级经理们感到不安，该集团的8.42亿人民币和有关交易的资料均告不翼而飞。
　　有资料表明，时下大约80％的商业决定和交易都是通过电邮“敲定”的，如何管理这些非正规交易，近来业已成为公司政策关注的一大问题。这些政策必须解决以下三个问题：如何组织、何处存放和这些电邮的保存周期。据有关数据显示，预计电邮用户数每增长75％，电邮数量就会增长35％，结果会产生高达50％的存储容量需求增长。因此，存储容量就变成了公司IT部门亟需解决的问题。即使不计电邮数量的增长及其对公司档案的影响，公司也应该部署系统以顺利解决越来越大的数据量，以及正确的保存和检索数据。尤其对于必须符合相关部门制定的关于数据保存法规的公司来说，数据保管就更具重要意义。忽略上述规定不仅会影响公司的经营，同时也会给公司的董事们和管理层的声誉带来负面影响。可以说，电邮归档和保管是规避各类商业风险的关键环节。
     （未完，全文见《金融时报》2006年11月15日第12版）