让电脑文档同步更新的新服务

过去，大多数的消费者只有一台电脑要管理，如今，很多人有两台或两台以上的个人电脑。这种改变带来了一个让人头疼的问题：怎样确保你使用的所有电脑上的关键文档都是最新的版本？

有的人把文档存在一个移动设备上，然后手动把文档拷贝到所有电脑上，有些人则用电子邮件把选中的文档发回给自己。这些方法都耗时较多，且不尽人意。

现在，有些新型的服务可以自动在用户的多台电脑上使文档夹和文档保持同步，而不需要用户亲自做任何工作。

这些文档同步服务并不是免费的，而且需要花点精力来安装。不过，一旦安装完成并运行起来后，效果是惊人的。用户在一台电脑上添加、删除或更改一个文档后，相应的变化就会百分百地被复制到其他所有电脑上去，整个过程只需几分钟，甚至几秒钟。

这项业务才刚刚起步，目前主要有三家公司提供此类服务。其中一个叫Groove，为微软(Microsoft)所有，登录groove.net可以获得该项服务，它主要是针对大型企业中的协同工作。另外两个是BeInSync和FolderShare，它们直接面向个人用户和小型企业。BeInSync是一家叫BeInSync Ltd.的以色列公司开发的产品，登录beinsync.com可获得该项服务。FolderShare是德克萨斯州奥斯丁市的ByteTaxi公司开发的，在www.foldershare.com上可以获得服务。

消费者的最佳选择是BeInSync和FolderShare，这两个产品专门针对个人用户。大多数情况下，这两种产品都运行得很好。不过在这此次测评中，我将重点讨论FolderShare，因为它的速度更快、灵活性更高，尤其是，它是唯一一个能同时在Windows和苹果(Apple)的Macintosh电脑上运行的产品。

现在来介绍FolderShare的工作方式。先从一台电脑开始，选择需要保持同步的文档，把这些档夹和你在其他电脑上选中或创建的档夹联起来，然后在每台电脑上都安装FolderShare同步软件。这个软件在后台默默地运行，必要时在电脑之间传输文档，于是这些档夹都能保持最新的版本，且每台电脑上的都一样。传输过程在互联网上进行，速度快，过程隐秘，并经过了安全加密。

过去的几个月中，我一直在我的六台电脑上（三台Windows电脑，三台Mac电脑）使用FolderShare。有两台电脑在办公室，三台在家，还有一个是带在身边的笔记本电脑。

我用FolderShare来让五个不同的文档夹保持同步，这些档夹有3.6万个文档，这个软件轻轻松松就完成了任务。比如，我把每台电脑上名为“专栏”的文档夹链接起来，又把三台Windows电脑上的“我的音乐”文档夹链接到三台苹果机上的“音乐”文档夹。

现在，我每台Windows电脑和苹果电脑上所有栏目和笔记--包括Microsoft Word、Excel、PowerPoint和PDF文档--都是最新版本的了。所有音乐文件、图片和视频文件也是如此。我在加州用笔记本写完这个专栏的文章后，文档马上就被复制到我在东海岸的其他所有电脑上去了（为了提高速度，强烈建议大家使用宽频上网）。

FolderShare完成这些操作并不会降低我的电脑的运行速度，但开始的几个小时可能会，因为它要在很短的时间内转移数千个文档。

FolderShare可以在Windows 98以上的版本上运行，而BeInSync只能在Windows XP 或Windows 2000上运行。

FolderShare有三个版本，每个版本都可以在无限个电脑上使用。免费的“基础”版本允许用户使两个档夹同步，每个档夹可以至多装500个文档。个人版本每年使用费为50美元，可以对100个档夹进行同步操作，每个档夹可以有2万个文档。专业版本每年100美元，可以操作250个档夹，每个档夹的容量可以达到5万个文档，速度也比另外两个快一些。

用户可以使用FolderShare来邀请多组其他用户共享同步档夹中的某些或所有文档。我试用了一下，效果不错。此外，在两个高级版本中，用户可以在任何一台电脑上用任意一种网络浏览器到自己的电脑上去读取文档。在我的测试中，这个功能运行得很好。不过，如果你担心有外部使用者窃取你的文档，可以撤销这项功能。

如果你的电脑上安装了桌面搜索软件，FolderShare可以在所有这些电脑上进行统一、联合的搜索。

FolderShare不在它的伺服器上保留你文档的副本，不过它会保留你的电脑记录，还有进行了同步操作的文档夹和文档的名字。它还为你提供了一种备份的形式。如果你的一个关键文档损坏或被偷，还能在其他电脑上找到。不过，要注意保护你的密码，因为任何知道密码的人都可以通过登录你的帐户而获取你的文档。

BeInSync有一个主要功能是FolderShare没有的。除了可以同步文档，BeInSync还可以同步Microsoft Outlook里的电子邮件，还有你存在Outlook和Outlook Express里的通讯录。BeInSync的价格要低一些，最高的版本每年60美元，两年100美元。

FolderShare非常实用，且性能良好，如果你想让关键档保持最新的版本，我会建议你使用FolderShare或BeInSync。