如何管理电子邮件

公司必须保留电子邮件这种通信方式意味着有效的存储和电子邮件管理系统变得越来越重要。

尽管人们对垃圾邮件感到无法忍受，但是到目前为止，电子邮件仍然是企业中非常重要的通信手段。零售商Phones 4U 的执行总裁John Caudwell在去年曾经禁止他的员工在工作中使用电子邮件。但是在实际生活中，只要你能够正确的管理电子邮件，你就会发现电子邮件是为企业增加价值的一种手段而不是阻碍企业发展的绊脚石。

这是一种很奇怪的现象，虽然电子邮件给人们留下了很差的印象，以至于人们一直都在考虑是否应该继续使用这种技术，但是电子邮件仍然是一个很好的工具。对于IT系统的一份常规调查表明，安装电子邮件系统不但不会对任何人造成伤害，而且可以确保企业的浪费降到最低并且能从对IT基础设施的投入上获得最多的收益。

重新安装系统是零售商业务工作的一部分，他们总是在不断寻找升级、增补服务以及附加的产品。电子邮件对于他们是相当重要的，尤其是在微软的Exchange 5.5的安装工作在不断取得进展的情况下，这些企业也就开始在寻找升级工作和新的想法。

现在，电子邮件是大家都认可的一种通信形式，虽然这种形式不一定是首选的方式。使用这种方式让人感到很痛苦，其主要原因在于管理不善，但是这对零售商来说这意味着存在着巨大的机会。

根据研究公司Butler 集团的研究表明，无法有效的管理电子邮件是各个企业所面临的巨大威胁，尤其是在没有统一的规章制度让大家遵守的情况下，这种威胁更危险。

该研究机构关于电子邮件管理方面的报告宣称："如今，作为诉讼标准的一部分，并且在需要提供电子邮件来证明自己遵守法律的时候，企业别无选择，只能保留这些电子邮件。"

"尽管如此，事实上许多企业仍然选择让员工删除电子邮件而不是增加收件箱存储空间的大小。因此，要求企业必须使用电子邮件管理系统，通过这个系统可以自动保存关键的电子邮件，而且同等重要的是，通过这种方式可以在要求的时候可以查找所需要的电子邮件。"

有效的管理
对于零售商来说，最关键的问题是让客户确信电子邮件管理系统是一个实用的系统，不要让客户认为这个系统是一个技术问题。在出现问题之后，企业有必要检查导致问题的商业原因，而没有必要依赖于现存的企业电子邮件系统来实现这项工作。

正如Butler 集团的报告所声明的那样："企业必须接受的事实是公共电子邮件系统无法提供有效的电子邮件管理工作。"

类似的，公共电子邮件系统，特别是电子邮件用户不应该依赖于所提供的安全手段以及那些使用web邮件作为备份的选择。该报告认为电子邮件不是一种安全的传输手段，并且建议用户大量使用数字证书和安全网站来传输内容。

对于企业来说，如何处理垃圾邮件是一个大问题，但是这给那些零售商提供了一个很好的机会来销售那些现成的软件，或者可以为用户提供更为集成的管理服务。尽管如此，处理垃圾邮件只是管理电子邮件的一个方面。

首先，应该有一个全面的电子邮件分发管理系统。微软的Exchange在这个领域应该有很好的理由占优势。事实上，对于微软的Exchange来说，没有人愿意再愿意去购买它，以免惹火上身，如IBM。

零售商绝对不应该仅仅因为这个原因而忽视这个系统。但是他们还有很多机会来扩大自己的使用范围。当然，你还可以有许多不同的选择，但作为一种处理方法，在用户需要时候能够及时提供给用户。

没有必要感到奇怪，现在越来越多的公司开始提供电子邮件管理方面的应用程序，但这不包括垃圾邮件过滤和反病毒软件提供商提供的软件。对于零售商来说，这是一个头疼的问题，对众多厂家所提供的各种软件进行评估并且形成一个合理的解决方案非常困难，因此就没有必要对Exchange如此占据统治地位而感到奇怪了。

但是，这也存在着一种危险。零售商可能会对其他存在着潜在吸引力的产品和服务视而不见，而是只卖微软系列的产品。

但是，从一个方面来说，仅仅从产品能力角度出发，这不是一个问题，但是从另一方面来说，这意味着零售商将错失通过销售产品来扩大其他服务的机会。毕竟，升级到Exchange 2003是一个全面的迁移工作，而不是简单的插入几张新的CD-ROM就可以完成的。

"我们不要自欺欺人。Exchange是一个事实上的标准，但是，我们可能会在某些情况下替换该产品。" 专门从事电子邮件应用的Mirapoint 公司渠道经理Jamie Cowper表示。

"企业一定会询问一些问题的。现在运行管理系统的成本是多少？它具备数据保留的功能吗？它如何处理新的应用如VoIP和设备的问题？我可以拥有一个统一的电子邮箱吗？通过这个系统传输的信息的安全性如何？"

Cowper认为Mirapoint的基于应用的实现方法是一种可以替代Exchange的方法，并且它可以解决现有的那些在Exchange用户中日常管理问题。

Mirapoint自己对这个问题进行了专门的调查研究，大约有20％左右的被调查者声称管理是他们最头疼的问题。Cowper针对Exchange需要一个专门的技术专家来维护的问题提出了指责，并且声称："我们正在试图减少日常电子邮件系统的管理工作。"

只有在原有的系统出现大量问题的时候，才有可能将公司的电子邮件系统转换为另外一种提供商提供的解决方案。Cowper希望Mirapoint公司能够吸引更多的"有质量的零售商"提供的RazorGate 系列应用。Cowper认为对现有系统的功能和管理系统，成本是一个关键因素。

由于RazorGate系列的应用都是可以定制的，他们提供全方位的电子邮件管理能力而且具备较好的安全性，因此Cowper认为对于零售商来说，该产品存在非同寻常的机会。

另外一种观点
Barracuda Networks 公司欧洲区主管Paul Thackeray 支持的另一种观点，他表示："替换微软的Exchange的一种很好的选择是使用专业的、多层次的电子邮件管理应用。"

对于零售商来说，这是一件很困难的事情。毫无疑问，这些零售商也希望自己有一名经过专门培训的电子邮件管理人员，并且希望在管理服务方面可以为用户提供特别的服务选项。

微软的零售商Eurodata的管理主管Des Lekerman声称，他之所以积极鼓励用户升级到Exchange 2003是因为这个系统可以帮助他解决用户经常关心的一些问题，也就是管理和改善存档问题。

Lekerman表示，用户希望自己的邮箱中没有垃圾邮件，并且想确保自己的电子邮件服务是遵从财政和商业法规如美国的Sarbanes-Oxley法律的。他们还希望能够实现移动访问，如果是使用Exchange的话，意味着这需要使用额外的软件和配置。所以，对于Eurodata的用户来说，是不是应该考虑使用另外一种管理系统？

"实际上，用户使用的是什么系统不是问题，对于文件存档和处理垃圾邮件方面的应用来说也是如此。"Lekerman表示。他还作了如下补充，对于许多用户来说，他认为外包电子邮件的管理是最佳的选择。"这样做可以减少公司的成本，同时还可以改进服务并且可以得到更好的技术支持。"

两个Mirapoint的零售商也发现，对于电子邮件管理的需求在发生变化，而且他们自己的服务已经转化为处理电子邮件中层出不穷的需要重点解决的问题。

"对于各个企业来说，电子邮件的安全问题是他们所要解决的首要问题，如今我们的用户希望我们能够给他们提供一个定制的能够工作的解决方案。"零售商Nouveau Solutions 的管理主管Andy Stevens表示。

Peracto Solutions 的主管Jaap Schram De Jong表示，"我们可以非常自豪的说，在维护我们的客户关系方面，我们100％的留住了我们的客户，所以，对我们来说，为用户提供让我们和用户的关系走得更近的解决方案是关键。"

"在我们的经验中，如果只用软件来管理信息安全的话，成本太高，而且难于管理，并且最后还是会使得公司有更多的风险。"

时间在改变形势
虽然有很多关于Exchange（这是微软的一个产品，可能与之有点关系）的批评，但是毫无疑问，这是一个最好的电子邮件系统。但是随着时间的推移，形势也在发生变化，微软必须要注意商业需求转换的问题，同时还要注意越来越多的竞争者紧随其后在抢占市场。

"微软的Exchange是一个企业级的产品，并且这个产品并不适合于中小企业。" Kerio Technologies的英国渠道主管Joe Weisz表示。

"事实上，一些企业为了让微软这样的公司为其提供企业级解决方案，花费了大量的钱财，而这些中小企业不愿意花费太多的钱财来解决这个问题。"

"他们向用户提供的是经过删减的版本，而且价格不菲，对于用户来说，这些产品自身通常没有任何管理意义可言。这就是所谓的'可选择的'方法。"

"Kerio MailServer就是这样的一个所谓的可选择系统。对于中小企业用户来说，它以很小的程序包实现了他们想要的Exchange的功能，并且价格要低很多。事实是这些可选择的方法中的大多数都是很小的解决方案，而且其目标针对中小型企业，因此其复杂程度较低，并且易于管理。"

"这意味着零售商可以提供很容易配置的程序系统，并且可以为这个程序提供服务中，作为一个完整的解决方案销售给用户。最后，与销售微软的Exchange相比，销售这个系统将会给他们带来更多的利益。"

对于零售商来说，需要指出的非常重要的一点是，电子邮件管理的利润远远超出他们实际销售的系统。从事电子邮件管理和数据存档的C2C Systems 公司的Ann James表示，这是渠道的机会，但是不是直截了当的机会。

"管理电子邮件数据不仅仅是要长期保存数据，它的另外一个功能是要能智能的存储，在合适的地点合适的时间范围内正确的处理事务，并且能够快速检索数据。"她表示。

"对于电子邮件存档问题，需要专门的应用程序，通过这种方式使得终端用户重新得到邮箱的过程变得非常简单。但是，存档也需要满足保留策略、安全性并且要服从管理等。"

"如果将能够存档与存储战略集成在一起，则是一件很好的事情。渠道可以很容易的将他们的附加产品销售给他的客户。"附加产品"和"很易于销售"对于零售商来说是一个美妙的声音，但是还有另一个值得考虑的策略：管理服务。很奇怪的是客户可能将他们的电子邮件服务外包，但是他们确实有这样做的。Lekerman声称，他们就有一个这样的例子，而Eurodata就是其例证。

"电子邮件只是一个工具而已。如果很容易就可以实现外包，那为什么不外包呢？只要这个系统安全并且能够很好的工作的话，企业真的在乎在哪里管理这个系统吗？我们通过这种不在企业中设置核心基础设施而提供专业的电子邮件管理的方式，来降低用户的商业成本。"他表示。

电子邮件的管理是一个连续性的工作。垃圾邮件和法律的问题也将一直延续，而且至少从目前看来，作为商业应用中的一种主要的通信媒介，电子邮件会被即时通讯（IM）所替代。

不过，零售商在IM业务中也需要解决类似的问题。会有越来越多的企业使用这种工具，并且用户一定会在其以电子邮件为中心的内部通信策略中使用这种工具。

这仍然是一个机会。在随后的几年中，垃圾邮件和法律的问题仍然需要处理，所以对于零售商来说，很好的了解这个市场并且在外部自动的扩展他们的电子邮件管理范围或者加上微软的实现方法，对于他们所拥有的专业技术来说，还是有一片广阔的天空。

目前的问题是，零售商是否能够抓住这个机会并且将电子邮件这个工具和企业的业务牢牢的联系在一起。